MPD Modelowanie procesów decyzyjnych

[ostatnia aktualizacja 2007.02.24 19:28:36 ]

Stosowana aplikacja, program to Adonis 3.81 PL

adonis | test | sala -> igpl2 | test | adb

MPD, Modelowanie procesów decyzyjnych - Wykłady

Program

Procesualne podejście w zarządzaniu przedsiębiorstwem
Charakterystyka metod zarządzania bazujacych na podejściu procesowym
Rola IT w zarządzaniu procesowym
Zasadność i cel modelowania procesów decyzyjnych
Pojęcia podstawowe z zakresu map i modeli procesów
Metody modelowania funkcji i procesów
Zasady modelowania wspłzależności funkcji
Modelowanie środowiska pracy
Opracowywanie dokumentacji procesów
Modelowani informacji. Zasady tworznia związków encji. Diagramy E-R
Metody i zasady modelowania przpływu danych. Diagramy DPD
Narzędzie IT wspomagające MPD, Modelowanie procesów decyzyjnych w organizacjach
Wykorzystanie systemu Adonis do mapowania procesów biznesowych
Analiza statyczna i dynamiczna procesów

Cel zajęć

Identyfikacja funkcji, tworzenie funkcjonalnego opisu przedsiębiorstwa
Poznanie podstwaw metodologii opisu i zarządzania procesami biznesowymi
Poznanie zasad i metod modelowania procesów
Konstrukcja podstawowych map i modeli procesów
Prowadzenie symulacji statycznej i dynamicznej procesów i środowisk pracy

Charakterystyka otocznia współczesnego przedsiębiorstwa

Nowe wyzwania
Globalizacja, dynamika zmian
Orientacja przedsiębiorstw na procesy
Orientacja firmy na klienta
Zaangażowanie pracowników
Procesualne metody zarządzania

Przedsiębiorstwo w ujęciu procesowym

Układ wielowymiarowy, forma systemu (makro, mikro) tj zbiór wzajemnie powiązanych podmiotów (podsystemów) uczestniczących w różnorodnych procesach np wymiany towarowo-pieniężnej przepływu informacji

Funkcja: działania bieżące / przyszłe przedsiębiorstwa, które zapewniają realizację / osiągnięcie celów przedsiębiorstwa (organizacji)

Obszary funkcjonalne (podsystemy)

Marketing
Księgowość i finanse
Produkcja
Controlling
Logistyka

Pojęcie procesu

Przebieg regularnie następujących po sobie i powiązanych przyczynowo określonych działań, stanowiących etapy rozwoju czegość (produktu)
Systematyczny sposób postępowania
Proces to ciąg logicznie powiązanych działań lub podprocesów w wyniku realizacji których osiągany jest złożony cel

MPD, Modelowanie procesów decyzyjnych - Wykład 2

Proces biznesowy

Ciąg ukierunkowanych działań realizowanych w celu zaspokojenia określnonego zapotrzebowania (produkt, usługa, informacja) zgłoszonego przez klienta (zewnętrzenego, lub wewnętrzenego), który jest odbircą wyniku danego procesu

Do realizacji procesób potrzebne są zasoby ludzkie i rzeczowe - np sprzęt komputerowy. Aby procedury te przebiegały w organizacji jak najsprawniej niezbędy jest skuteczny mechanizm zarządzania nimi

Przykłady procesów biznesowych

realizacja zamówienia klienta w firmie handlowej
rozpatrywanie wniosku kredytowego w banku
proces rekrutacji studenta
obsługa reklamacji

Klasyfikacja procesów

procesy główne
procesy tworzące/nietworzące wartość dodaną
procesy strategiczne sterujące
procesy wspierające

Funkcjonalna i procesowa oragniazcja firmy

wertykalna oraganizacja funkcjonalna
oragnizacja funkcjonalna z wyodrębionymi procesami
organizacja procesowa za zachowanym układem funkcjonalnym
horyzontalna organizacja procesowa

Organizacja firmy

Funkcjonalna

myślenie ukierunkowane na oddziały
wielopoziomowa hierarchia
zbyt szczegółowy podział pracy
centralne kierowanie
zbyt silna organizacja przedmiotowa
intensywna kontrola zewnętrzna
zbyt silna biurokracja

Procesowa

całościowe myślenie wykraczające poza granice działów
płaskie struktury organizacyjne
większy zakres zadań i odpowiedzialności
konsekwentna decentralizacja
orientacja na wynik

MPD, Modelowanie procesów decyzyjnych - Wykład 3

Zarządzanie procesami biznesowymi

Systematyczne podejście do analizy i ciągłego doskonalenia podstawowych działań w firmie

Składniki zrządzania procesami biznesowymi

Aktualna dokumentacja procesów
Procesowe stanowisko organizacyjne
Cele i mierniki procesów
System informacji o procesach
System motywacyjny

Symptomy zarządzania procesowego

Planowania i kontrola kluczowych celów
Definowanie kryteriów i zbieranie informacji o rezultatach
Określanie koordynatorów procesów
Tworzenie i aktualizacja map procesów
Określona rola, informowanie pracowników

Zakres wykorzystania modelowania procesów

Koordynacja, kontrola bieżących dziłąń przedsiębiorstwa.
Planowanie i kontrola zmian w strukturze i sposobie dziłania przedsiębiorstwa.
Rekonstrukcja procesów przedsiębiorstwa.
Zarządzanie przepływem pracy.
Tworzenie planów rozwoju systmów informacji.
Wybór i wdrażanie odpowiedniego systemu oprogramowania.

Efakty modelowania procesów

Zwiększenie szybkości i poprawa jakości procesów.
Usprawnienie komunikacji informacyjnej.
Osiąganie i utrzymywanie spójności wszystkich elementów składowych firmy.
Poprawa efektywności i skuteczności osiągania celów przedsiębiorstwa.
Zwiększanie efektywności strukturalnej przedsiębiorstwa.
Zwiększanie sprawności funkcjonalnej organizacji

Zasadnicze powody stosowania IT w przedsiębiorstwie

Gromadzenie informacji.
Zarządzanie przebiegiem i przekształcanie procesu.
Monitorowanie przebiegu procesu.
Eliminacja z procesu elementów nieistotnych.
Udział w procesie czynnika ludzkiego.

Kluczowe efekty realizacji podejścia procesowego

Zwiększenie szybkości i poprawa jakości procesów.
Usprawnienie komunikacji informacyjnej.
Osiąganie i utrzymywanie spójności wszystkich elementów składowych firmy.
Poprawa efektywności i skuteczności osiągania celów przedsiębiorstwa.

Modele funkcji i procesów - pojęcie modelu

Model - Hipotetyczne predstawienie (reprezentacja) stanów, przedmiotów lub zdarzeń rzeczywistych występujących np w procesie ekonomicznym.

Modele uwzględniają tylko te własności stanów i rzeczy, które są istotne w modelowanym przypadku

Rodzaje modeli

Modele ikoniczne (obrazowe) - Przedstawienie w skali stanów przedmiotów lub zdarzeń
Modele analogowe - Przedstawienie badanych własności systemu za pomocą innych cech
Modele symboliczne - Wyrażenie własności cech rzeczy za pomocą symboli

Wybrane metody modelowania procesów biznesowych

Modelowanie danych
- modelowanie związków encji
- cERM
- diagram przepływu danych
Modelowanie funkcji
- diagramy funkcji
- diagramy "Y"
- diagramy celu
- modele zależności funkcji
Modelowanie organizacji
- organigram
Modelowanie procesów
- łańcuch procesów
- diagramy łańcucha wartości
- diagram przepływu danych
Modelowanie decyzji
- drzewa i tablele decyzyjne

Modelowanie funkcji

Zakres - zbiór metod służących opisywanieu działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo. (do podziału pracy)
Cel modelowania funkcji (dostarczenie opisu funkcjonalnego przedsiębiorstwa, lub obszaru danych, usprawnienie, projektowanie nowych procesów obiektywne spojrzenie na to co dzieje się w firmie, opis funkcjonalny tego co się dzieje)
Kluczowy aspekt modelowania funkcji (powinniśmy znać postawione cele, akceptacja zmian)

Zakres modelowania funkcji

działania wykonywane przez podmioty gospodarcze (funkcje) pozwalające na osiągnięcie pożądanego celu (najwyższy poziom)
powody rozpoczęcia działań przez przedsiębiorstwo (zdarzenia)
wpływ funkcji na rzeczy odgrywające znaczącą rolę w przedsiębiorstwie (encje) oraz ich własności (atrybuty) - określenie roli funkcji na pewien fragment, encja - coś istotnego; określenie własności - atrybuty

Model funkcji przedsiębiorstwa

graficzne przedstawienie zadań realizowanych w przedsiębiorstwie, które zapewniają osiągnięcie zadanych celów czyli zamierzeń - model sformalizowany - diagram
funkcje realizowane przez podmionty gospodarcze wykorzystane są do tworzenia opisów pracy (przepływy pracy) i struktur firm

Metody modelowania funkcji

Drzewo funkcji (hierarchia funkcji) - jest to forma najprostrza - stosowana na ćwiczeniach
Diagram Y
Diagram celu

Drzewo funkcji

cel jednoznacznie określony, weryfikowalny
nazwa funkcji opisana za pomocą jednoznacznego zdania rozpoczynającego się od czasownika - schemat co jest robione np. opracowanie oferty
struktura hierarchiczna
hierarcha funkcji funkcja nadrzędna (rodzica) opisana za pomocą funkcji podrzędnych (dzieci)

Drzewo funkcji - podstawowe zasady

niezależność od mechanizmów - definicja nie zawiera metod ich realizacji - nie pokazujemy jak to coś jest robine; np "opracowywanie oferty ~~za pomocą komputera~~"
niezależność od struktur organizacyjnych - definicja funkcji nie wskazuje stanowisk - np "opracowywanie oferty ~~przez starszego referenta działu sprzedaży~~"
jednoznaczność definicji - zrozumiałość określeń i definicji
jednoznaczność oznaczeń - stosowanie symboli dekompozycji
symbol funkcji - prostokąt o zaokrąglonych rogach
etykieta - skrót mnemoniczny, oferta, liczba wskazująca na pozycję funkcji w hierarchii np 0.1.3 - nie należy stosować funkcji zagłębionych bardziej niż do 3 poziomu (ze względu na czytelność)

Oznacznia i budowa drzewa funkcji

... - oznacza, że funkcja jest złożona

Przykład drzewa funkcji

Opracowanie oferty dla klienta.

MPD, Modelowanie procesów decyzyjnych - Wykład 4

Konstrukcja złożonej hierarchii funkcji

Powinna być przejrzysta oraz czytelna - docelowa jest przeznaczona dla klienta, który nie koniecznie musie sie na tym znać

Podział nr 1

Zdarzenia wywołujące - inicjujące
Zdarzenia wywoływane - rezultat pewnego procesu

Podział nr 2

Zdarzenia zewnętrzne - pozostające poza kontrolą firmy
Zdarzenia zmiany - powodują zmianę w systemie
Zdarzenia czasu rzeczywistego - np. dokonywanie przelewów o określonej porze odpowiedniego dnia
Zdarzenia systemowe - radykalna zmiana np wymian floty (samochodu firmowego)

Cechy i symbol zdarzenia

Reprezentacja zdarzeń

Składnia, rejestracja zdarzeń

Składnia podstawowa:
Przy zajściu zdarzenia nazwa zdarzenia jeśli wywoływana funkcja nazwa funkcji
Składnia odwócona:
Czy to prawda, że funkcja nazwa funkcji jest wywoływana tylko wtedy, gdy zajdzie zdarzenia nazwa zdarzenia
Składnia alternatywna (uproszczony zapis):
Jeśli nazwa zdarzenia to nazwa funkcji

Przykład reprezentacji graficznej zdarzeń

Oferta: opracowanie zapytania ofertowego /proces/
(przyjęcie zapytania ofertowego, sprawdzenie poprawności zapytania ofertowego).
IN: przedstawiwenie zapytania ofertowego (zdarzenie wywołujące - możę być również wywoływanym gdzie indziej)
OUT: przekazanie oferty do opracowania (zdarzenie wywoływane)

Style prezentacji hirarchii funkcji

styl pionowy (nie sprawdza się do skomplikowanych procesów)
styl poziomy (nie sprawdza się do skomplikowanych procesów, zbyt płaski)
styl hybrydowy - jako połączenie dwóch poprzednich (do map, procesó, prezentacji)

nie przekraczać 3 poziomów zagłębienia

Konstrukcja hierarchii funkcji

do góry do dołu
cel strategiczny, funkcje nadrzędne do których dopasowujemy funkcje podrzędne
do dołu do góry
funkcje elementarne, większe grupy
od góry do dołu - od dołu do góry
zalecana ponieważ ułatwia kontrolę

Klasyfikacja prametrów funkcji - grupowanie funkcji

Działanie - Grupa funkcji o tych samych lub zbliżonych zasadach przekształceń (wystawienie faktury, przesłanie danych klienta, przesłanie oferty)
Obiekt przetwarzania - Grupa funkcji przetwarzająca ten sam obiekt (wprowadzenie zamówienia, anulowanie zamówienia, realizaja zamówienia)
Proces biznesowy - Grupa funkcji zaangażowana w ten sam proces (wybór dostawców, złożenie zapytania ofertowego, zlecenie zakupu)

Identyfikacja, oznaczenie elementów istotnych modelu

zmiana rozmiaru istotnych elementów (ramek)
zróżnicowanie grubości, koloru linii ramek funkcji
wykorzystanie symboli graficznych
stosowanie dodatkowych opisów

Kontrola / testowanie hierarchii

przeredagowanie istniejących funkcji
dodawanie dodatkowych funkcji nadrzędnych
eliminacja funkcji nieistotnych
eliminacja niespójności (stany niestabilności)
pełna reorganizacja hierarchii
sprawdzanie przez analogię
wykorzystanie listy zdarzeń
granie ról
wykorzystanie hierarchii generycznej - w kontekście ogólnych szablonów

MPD, Modelowanie procesów decyzyjnych - Wykład 5

Kontrola jakości modelu

słownictwo
kolejność funkcji
definicja / alokacja nakładów pracy
uniezależnienie od struktur organizacyjnych
grupowanie funkcji
styl prezentacji

Metody indentyfikacji funkcji przedsiębiorstwa

wywiad z pracownikiem
istniejąca dokumentacja firmy
obserwacja pracowników przedsiębiorstwa
wewnętrzna hierarchia przedsiębiorstwa
analiza działań / procedur przedsiębiorstwa
weryfikacja empiryczna (udział w działaniach firmy)
wykorzystanie modeli generycznych

Zalety

szybka i łatwa do przyswojenia
dobry środek prezentacji na wyższym poziomie hierarchi
80% hierarchi uzyskuje się bardzo szybko
efektywna metoda koncentracji uwagi na poszczególnych funkcjach (przy ostrożnym doborze układu)

Wady

trudna do kontrolowania jakości
subiektywna ocena jakości
nie można uwzględniać skomplikowanych współzależności między funkcjami
niezbyt dobry środek prezentacji szczegółowych lub bardzo dużych hierarchii

Zakres stosowania hierarchii funkcji

Reiniżynieria precesów (BPR, BPI) (usprawnienie, reorganizacja).
Szybkie opracowanie (przeprojektowanie) systemu.
Ocena stanu istniejącego.

Modelowanie współzależności funkcji

Definicja zależności funkcji

Zależność funkcji Y od innej funkcji X oznacza, że funkcja Y rozpoczyna się po zakończeniu funkcji X.

Przyczyny, rodzaje zależności funkcji

Dane / informacje - funkcja X tworzy informacje potrzebne do realizacji funkcji Y
Prawo - przedsiębiorstwo jest zobligowane uwarunkowaniami prawnymi do wykonania funkcji X przed rozpoczęciem funkcji Y
Normy wewnętrzne - ustalenia wewnętrzne firmy dotyczące sposobów realizacji poszczególnych funkcji przedsiębiorstwa

Rodzaje i cechy diagramów zależności funkcji - diagram ogólny (bąble)

Wstępna ilustracja graficzna funkcji np. przedsiębiorstwa uwzględniająca współzależności pomiędzy funkcjami podrzędnymi.

Obrazuje ogólny przebieg i zależności pomiędzy elementami (etapami) analizowanego procesu np. biznesowego, technologicznego.

Rodzaje i cechy diagramów zależności funkcji - diagram szczegółowy (schemat)

Ilustracja graficzna funkcji np. przedsiębiorstwa łącznie ze współzależnościami pomiędzy funkcjami.

Określa potencjalne drogi lub sekwencje w analizowanym zbiorze funkcji oraz sposób dojścio od określonych typów zdarzeń do kluczowego rezulatatu..

Zakres wykorzystanie modelowania współzależności funkcji

poziom przedsiębiorstwa
poziom systemu
poziom procedury / programu

Notacje, symbole, reprezentacja współzależności funkcji

zależności funkcji
rezultaty kluczowe
"albo albo"
wyłączność
wiele rezultatów (zależności)
funkcje równoległe
warunki wywołania dwóch funkcji jednocześnie
warunek wywołąnia jednej z funkcji
pętle zwrotne (sprzężenie zwrotne, powtórzenie)

MPD, Modelowanie procesów decyzyjnych - Wykład 6

Źródła informacji do opracowania modeli zależności funkcji

wywiad z pracownikim danej firmy
analiza działań / procedur danej firmy

Źródła opisu funkcji i procesów

wywiad z pracownikiem
istniejąca dokumentacja
obserwacja pracowników przedsiębiorstwa (trudne i krępujące)
wewnętrzna hierarchia przedsiębiorstwa
analiza działań/procedur przedsiębiorstwa
weryfikacja empiryczna (udział w działaniach firmy)
wykorzystanie modeli generycznych

Identyfikacja elementów diagramu

zdarzenia
funkcje
sekwencje funkcji
rezultaty kluczowe

Modyfikacje i rozbudowa diagramu

zdarznia
rozszerzeanie diagramu zależności
kontorla redundancji zależności
dekomponowanie diagramów

Dekompozycja diagramów zależności funkcji

Rozłożenie fragmentów diagramu na części pierwotne - to w postaci rysuku. A więc wcześniej zamknięte w formy fragmenty diagramu, teraz stają się całymi diagramami.

Kontrola jakości diagramu zależności funkcji.

Definicje celów przedsiębiorstwa.
Czytanie i analiza diagramów.
- kontrola funkcji
- kontrola zależności
- kontrola diagramu
Sprawdzanie składni zdarzeń.
Analiza powtórzeń (pętli zwrotnych)
Analiza wyłączności.
Sesje zwrotne.
Wykorzystanie innych modeli.
Kontrola kosztów i czasochłonności opracowania.

Zakres stosowania modeli zależności funkcji.

Reiniżynieria procesów (BPR, BPI).
Ocena stanu istniejącego.

Hierarchia funkcji <-> model zależności funkcji.

w formie pionowej
w formie poziomej

Pozyskiwanie informacji o funkcjach i procesach.

Zasady prowadzenia i struktura wywiadu.

Zakres wywiadu.

Organizacja.
Funkcje.
Dane.
Technologie informacyjne.

Etapy badań.

Przygotowanie rozmówców.
Analiza organizacji.
Analiza wykonywanych funkcji.
Ocena potrzeb informacyjnych.
- Określenie pochodzenia danych.
- Opracowanie i wykorzystanie danych.
Zakres wykorzystania technologii informacyjnej.

Modelowanie informacji.

Modele związków encji.

Rola modeli danych.

Definiowanie i modelowanie potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa.
Określanie strategii i analiza systemu informacyjnego przedsiębiorstwa.
Prezentacja zorientowanego na dane obrazu rzeczywistości (systmu, przedsiębiorstwa, firmy).
Ułatwianie dostępu do informacji.
Właściwa ocena danych.
Ilustracja istotnych założeń systemu zarządzania w przedsiębiorstwie.
Opracowanie podstaw dla nowych będź ulepszanie istniejących systmów zarządzania.
Opracownaie modeli niezleżnych od istniejących w przedsiębiorstwie sposobów przechowywania i udostępniania danych.

MPD, Modelowanie procesów decyzyjnych - Wykład 7

Rodzaje modeli danych.

Modele związków encji (z ang. Entity Relationship Model - ERM).
Rozszerzone modele związków encji - (z ang. extended Entity Relationship Model - eERM)

Kluczowe aspekty modelowania związków encji.

dane i zasoby informacyjne
zaangżowanie kierownictwa
konwencje
niezależność danych
optymalizacja definicji, pojęć
wzorce generyczne
jakość, dokładność modeli
komunikacja, współpraca
istotność
wspomaganie decyzji

Podstawowe pojęcia i konwencje.

Encja - prostokąt (ewentualnie zaokrąglone rogi)
Atrybut - elipsa spłaszczona góra dół
Atrybut kluczowy - pogróbiona elipsa spłaszona góra-dół
Związki, relacje - romb spłaszczone góra-dół

Rodzaje encji.

materialne
niematerialne
fakty
zdarzenia

Reprezentacja encji.

Encja rozbita jest na kilka atrybutów. Właściwie to posiada te atrybuty.

Typy relacji między zbiorami.

Dokładną interpretację i wyjaśnienie można znaleźć w teorii baz danych.

Definiowanie opcjonalności związków.

Związek wymagany: wyrażenie musi być - zwykła linia.
Związek opcjonalny: wyrażenie może być - linia przerywana, lub linia przerywana kółkami
Związek opcjonalny: wyrażenie może być - musi być - linia po lewej stronie kulka lub linia przerywana
Związek opcjonalny: wyrażenie musi być - może być - linia po lewej stronie kulka lub linia przerywana

Definiowanie nazw związków (CASE Method)

Od lewej do prawej - nad linią - wyrównanie do lewej
Od prawej do lewej - pod linią - wyrównanie do prawej

MPD, Modelowanie procesów decyzyjnych - Wykład 8

Identyfikacja elementów modeli.

Przedsiębiorstwo

Encje: pracownik, dział, zadanie
Relacje: dział zatrudnienia, wielu pracowników, pracownik jest przydzielany do wielu zadań
Związki: zatrudnienia, jest przydzielany

Przykład ERM.

Encje: klient, oddział, rachunek bankowy.
Relacje: klient posiada wiele rachunków bankowych, oddział obsługuje wielu klientów.
Związki: posiada, obsługuje.
Atrybuty: klient - numer klienta, nazwa klienta; rachunek bankowy - numer rachunku, nazwa rachunku

Definiowanie nazw i opcjonalności związków - przykład.

Po lewej (rachunek) i prawej (klient) prostokąt. Linia łącząca jest po prawej stronie przerywana.
Nad linią po lewej: dla. Pod linią po prawej: właścicielem.

Od lewej do prawej
Każdy rachunek bankowy musi być dla jednego i tylko jednego klienta.
Od prawej do lewej
Każdy klienta może być właścicielem jednego lub więcej rachunków bankowych.

Ilustracja encji, atrybutów, związków.

Notacja wg Chena - prostokąty, romby, elipsy. Elementy graficzne opisują.
Prostokąty linie łączące przerywane, rozszczepiające się itp. Podpisy pod liniami opisują.

Metody identyfikacji elementów modeli E-R.

Wywiad.
Dokumenty, formularze, druki.
Analiaza struktury baz danych.
Doświadczenie analityka.

MPD, Modelowanie procesów decyzyjnych - Wykład 9

Zakres informacji danych.

Określenie pochodzenia danych.
Określenie sposobu opracownia i wykorzystania danych.
- Przetwarzanie komputerowe.
- Przetwarzanie manualne.
- Określenie sposobu przekazania danych.

Kontrola jakości i kompletności ERM

Kontrola identyfikacji encji.
Poprawność związków encji.
Stosowanie reguł rozmieszczania elementów diagramu.
Etykietowanie.
Układ symboli encji, linii związków.
Poprawność słownictwa.
Wprowadzanie zróżnicowania poszczególnych diagramów.
Kontrola kompletności.
Zatwierdzanie przez zleceniodawcę / użytkownika.

Etapy budowy modeli ERM

Wyodrębninie encji.
Dodawanie związków pomiędzy encjami.
Definiowanie typów informacji, które powinny być znane i przechowywane (atrybuty).
Kontrola jakości i kompletności modelu.